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會議服務流程


  會前工作
  1、與會議主辦方洽談;
  2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價;
  3、邀請會議主辦方實地考察會議舉辦場所;
  4、與會議主辦方確認會議接待方案;
  5、與會議主辦方簽訂會議接待標準合同;
  6、與會議主辦方確認預付會議訂金事宜;
  7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊;
  8、準備會議資料(含代邀請相關領導、新聞媒體,新聞通稿,接待資料,會議配套的商務服務及公關禮儀,翻譯,通訊及文秘服務)。
  會中工作
  1、機場、碼頭、車站:專人、專車分批分時段按要求接站;
  2、會議酒店現場:會議秘書分發會議資料,來客接待;
  3、會議秘書協助會場布置及會務服務;
  4、會議秘書在會議接待(報到)處協助會務組確認和分發房間,確認VIP用房及整理記錄有關信息;協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作;
  5、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作;
  6、提前確認會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式;
  7、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購以及娛樂的安排(日程安排、房、餐、車、導游等);
  8、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作;
  9、確認特殊客人(含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作;
  10、協調會議期間的交通工具的安排;
  11、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。
  會后工作
  1、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作;
  2、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總工作及印刷代表通訊錄;
  3、與會議主辦者的費用結算工作;
  4、歡送代表工作。
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