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會議、會展常識

搞會務,就摳這些細節!

文字:[大][中][小] 手機頁面二維碼 2019/4/1     瀏覽次數:    

?對于大型會議,牽頭抓總的人要把握大方向,掌控關健點,精進小細節,在籌備時應盡量把工作做細做實,這很考驗人的統籌、策劃和執行力。

 

那籌備會議時,做好哪一項工作能夠四兩撥千斤呢?

 

01

會前準備

(一)制訂方案

會議方案是組織會議的總安排,主要包括會議名稱、目的、時間、地點、參會人員、主要議程、會務工作任務及職責分工等內容。會議方案要簡潔明了、具體清晰、可操作性強,并須報經相關領導審定。會議方案確定后,主辦部門要召集各有關部門召開會務工作協調會,協調各部門按照方案要求落實各自職責。 

(二)明確任務

在會議籌備階段,主要有以下任務: 

1.起草會議通知。會議通知的要素主要包括會議名稱、主要內容、報到時間和地點、參會單位、報名要求、聯系人姓名和電話等。會議通知要求表達準確、條理清楚、言簡意賅,尤其是時間、地點要明確,時間一般要注明年月日,不能用“明天”“后天”等容易產生混淆的詞匯:會議地點要準確到具體樓層、門牌號,如:××辦公樓六樓第三會議室。 

2.下發會議通知。會議通知有電話、短(微)信、書面及內網郵件等多種方式,可視情況選用一種或同時使用多種。下發通知一定要注意:一是保密,涉密會議不能通過短信、微信發布。二是負責,必須確保會議通知及時送達參會者。對于書面通知,要制作簽收登記表,對每一份通知的發出都要簽字確認。通過電子郵件發送,要采取保留回執發送方式。采用短信、微信方式發送,應要求接收者及時回復。 

3.落實參會人員。統計匯總會議請假人員名單,必要時對請假情況進行核實。對參會人員名單要仔細核對,確保沒有出入,并打印紙質請假人員名單及時向參會領導或會議主持人報告。 

4.協調出席領導。根據會議要求,以當面報告、電話、短信、微信等多種方式,提請領導出席會議。著重向領導提醒會議時間、地點、主要參加(部門)人員及議程等。在會前約1小時再以適當方式提醒領導會議時間。 

5.預訂會議室。會議時間確定之后,要立即與后勤、物業等會議室管理服務部門聯系,預訂會議室,并請物業服務人員協助做好保潔、桌椅擺放等先期準備工作。若有外單位人員參加,要提前制作好引導牌。 

6.編印會議須知。對于全省業務工作會議、全行干部職工大會、年中工作會等較大型會議要編印會議須知,須知編排要用詞準確、表達清晰、周到簡潔。主要內容包括:會議紀律要求、日程安排、作息時間、參會人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會議工作人員名單及聯系方式、注意事項等。 

7.制作會議證件。根據會議需要制作代表證、出(列)席證、出入證、工作證、車輛通行證等各類證件。證件制作要結合會議主題和內容,遵循美觀大方、經濟適用原則,要易于識別、方便管理、利于安全。 

8.會場布置。主要指主席臺及附屬設施的布置。總體要求是規范和諧、莊重大方,并與會議主題和內容相一致。一是合理布置主席臺。主席臺是會場的重點和中心,集中體現了整個會議的格調和氛圍,是會場布置的重點。要綜合考慮會議性質、臺上就座人數、方便領導出入以及主席臺大小等多方面因素。二是附屬設施調試。主要有音響、燈光、投影設備。根據會議需要安排適量話筒并在合適位置擺放,逐一提前試音,確保每只話筒都能正常使用。需要播放樂曲的要提前試播一次,最好進行備份,確保萬無一失。檢查會場內照明燈具有無損壞,如有損壞,需要提前修理更換;要提前準備好攝像、話筒電源。有投影演示時要提前預演一次,并視需要及時調節燈光。 

9.制作、擺放桌簽。根據最終確定的參會人員名單,制作桌簽;要認真核對全場桌簽,防止遺漏、重復和出現錯別字。依據文明禮儀手冊等規范合理安排與會人員會場座次。桌簽擺放完成后要及時制作會場座位圖,打印后放置會場方便查閱。 

10.組織調度會議用車。視會議需要借用或租用車輛,并安排專人負責車輛調度,對乘車人員進行統計、清點,防止遲到、遺漏,車輛較多時還要對車輛編號、分組,以方便調度。 

11.安排新聞報道。需要新聞報道的會議,要提前聯系宣傳部門或新聞單位,在會場安排好新聞宣傳人員專座,并協調銜接。

12.分發會議材料。會議材料要列表登記,發放時要逐一登記,要做到不漏一份、不少一人。可以視情況在會前通知參會單位(人員)派人提前領取,也可以在會場簽到時一并發放,或是提前放置到參會人員座位上。對擺放在主席臺上的材料,要從頭到尾檢查順序和頁碼,整齊擺放,確保不出差錯。對于涉密文件,要嚴格按照相關保密規定編號登記,及時收回或提醒按保密規定流轉、保存,防止泄密。 

(三)分工落實

擬訂好會議方案,根據方案分解任務后,要協調分工,明確責任人,規定各任務完成時限,做好分工落實,并在會議開始前做一次全面自查,確保萬無一失。  

 

02

細化會中服務

會中工作是指從會議報到至會議結束這段時間的工作。會中工作無小事,周到、細致是做好會中服務工作的基本要求。會中服務工作繁雜瑣碎,情況不斷發生變化,一定要注重細節,精細周密。 

(一)組織會議報到

會議報到工作主要包括人員身份確認、報到登記、根據會議要求發放資料、提醒注意事項等。要做到迅速準確、熱情周到、耐心細致、井然有序。 

(二)做好會議簽到

安排專人打印簽到表放置會場,提醒到會人員簽到,并做好到會人員清點、登記工作,實時掌握人員到會情況,并視情況電話督促參會人員及時到會。會議開始后要統計匯總到會人數,登記遲到、缺席人員名單。

(三)維護會場秩序

會議召開期間,要安排專人現場值班,維護好會場內外秩序。一是實時監測會場音響、燈光等情況,發現問題及時解決。二是及時提醒、制止會場內大聲喧嘩、隨意走動、接聽電話等不遵守紀律行為,同時防止無關人員進入會場。三是提醒會場服務人員適時供應茶水。四是遇到特殊情況需要向主席臺上領導或會議主持人匯報時,要采用合適方式靈活處理,努力減少對會議的干擾和影響。 

 

03

會后總結要實

  會后工作是會務工作的重要組成部分,是保證會議質量、達成會議效果的重要環節。通過會后工作總結會務組織的經驗、教訓,推進會議精神的貫徹落實,以進一步優化會務工作機制,提升會議效果。

 

(一)返程服務

協調組織好參會人員會后服務,必要時協助聯系交通工具或幫助訂票,對個別因工作需要暫留的人員,在食宿方面要妥善安排。

(二)材料歸檔

會后要及時將會議方案、通知、簡報、發言材料、領導講話、音像資料等相關資料收集齊全,按規定整理歸檔,以備查考。同時,要按照保密相關要求,對需回收的會議材料逐份清點、登記回收。根據需要發布會議簡報或信息、起草編發會議紀要,印發領導講話等。 

(三)會后總結

每次會議結束后,要及時、客觀、準確地做好總結。系統梳理、分析會務工作成功經驗及存在的問題、不足。尤其要注意收集整理參會人員對會議的意見、建議,為以后進一步改進會務工作提供借鑒。同時要將會議決定事項辦理情況列入督查督辦工作中,確保會議精神及時落實。 

做好會務工作除了在程序上力求盡善盡美外,還要求辦會人員不斷提升自身素質。

一是統籌全局的意識。會務工作任務重、要求高、涉及面廣,需要會務人員牢固樹立全局意識,從全局的高度統籌協調好參會各部門、會務各環節的銜接和工作落實,謀劃好每一細節,確保會務組織周到、高效、有序。

二是靈活應變的能力。會務工作不可預期因素多,需要會務人員樹立應變意識,提升應變能力,處變不驚、處變不亂,及時妥善處置好各種臨時突發情況,保證會議圓滿成功。

三是認真負責的品質。會務工作瑣細、繁重,涉及環節多,出現任何一點小的差錯都可能造成很大的影響,因此會務人員必須具有高度的責任心,充分發揮積極性和主動性,盡心盡責,搭臺補位,把握好每一環節,做好每一細節,這樣才能使會務有條不紊,順利完成。

 


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